Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych

I. Wprowadzenie
Niniejsza Polityka Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych (dalej: „Polityka”) została
opracowana w celu ochrony danych osobowych przetwarzanych przez Adconnect Sp. z o.o.
spółka komandytowa ul. Ciołka 12/428 01-402 Warszawa KRS 0000725198, REGON
369802050, NIP 5272844973 (dalej: „Firma”). Zadaniem Polityki jest zapewnić, aby dane
osobowe w Firmie były przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z postanowieniami prawa
poprzez wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zaprojektowanych w
celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych, oraz w celu nadania przetwarzaniu
niezbędnych zabezpieczeń.
Niniejsza Polityka uwzględnia w całości obowiązki wynikające z art. 25 oraz art. 32
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1), celem zapewnienia, że dane
osobowe w Firmie Adconnect Sp. z o.o. spółka komandytowa ul. Ciołka 12/428 01-402
Warszawa KRS 0000725198, REGON 369802050, NIP 5272844973 (dalej: „Firma”).
II. Zasady ogólne
1. Polityka określa zasady przetwarzania oraz zabezpieczania danych osobowych w Firmie,
celem zapewnienia zbieżności przetwarzania danych osobowych z wymaganiami RODO
oraz przepisami bezwzględnie obowiązującego prawa polskiego w zakresie przetwarzania
danych osobowych. Polityka stanowi zbiór oraz podstawę wdrażanych w Firmie wymogów,
procedur oraz zasad ochrony danych osobowych.
2. Polityka zawiera:
1. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Firmie;
2. zbiór procedur, instrukcji i regulacji szczegółowych dotyczących przetwarzania danych
osobowych w Firmie, dotyczących poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych
osobowych, stanowiących załączniki do Polityki.
3. Polityka obowiązuje wszystkich pracowników oraz współpracowników Firmy.
4. Za przestrzeganie i utrzymanie postanowień Polityki odpowiedzialni są:
3
1. Firma oraz jej wspólnicy, mający prawo prowadzenia spraw Firmy;
2. komórki organizacyjne Firmy, w których przetwarzane są dane osobowe;
3. pracownicy Firmy.
5. Dla skutecznej realizacji Polityki, uwzględniając zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz
ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i
wadze zagrożenia Firma zapewnia:
1. wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających
zgodność przetwarzania danych osobowych z wymogami prawa oraz niezbędne
zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych;
2. stałe monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z wymogami prawa
oraz poddawanie środków, o których mowa w pkt 1. ciągłym przeglądom oraz
uaktualnianiu;
3. kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych;
6. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień Polityki zapewnia komplementariusz Firmy.
7. Nadzór, o którym mowa w ust. 6 zmierza w szczególności do zapewnienia, że czynności
związane z przetwarzaniem Danych Osobowych w Firmie są zgodne z wymogami prawa
oraz postanowieniami Polityki;
8. Firma zapewnia zgodność postępowania jej kontrahentów, w tym w szczególności
Podmiotów Przetwarzających z postanowieniami Polityki w odpowiednim zakresie we
wszystkich sytuacjach, w których dochodzi do przekazania tym podmiotom danych
osobowych do przetwarzania, w tym przechowywania.
9. Polityka jest przechowywana i udostępniana w wersji papierowej oraz elektronicznej w
siedzibie Firmy.
10. Politykę udostępnia się:
1. obligatoryjnie wszystkim osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych
w Firmie, celem zapewnienia osobom upoważnionym należytej wiedzy oraz informacji
na temat zasad i wymogów dotyczących przetwarzania danych osobowych w Firmie;
2. osobom zainteresowanym, w szczególności osobom fizycznym, których dane dotyczą –
na ich wniosek.
III. Definicje
4
Ilekroć w niniejszej Polityce zostaną wykorzystane poniższe definicje lub zwroty, należy nadawać
im następujące znaczenie:
1. „RODO” – oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z
27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1);
2. „Polityka” – oznacza niniejszą Politykę wraz ze wszystkimi ewentualnymi Załącznikami;
3. „Dane Osobowe” – oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do
zidentyfikowania osobie fizycznej, takie jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o
lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników
określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub
społeczną tożsamość osoby fizycznej, o których mowa w art. 4 pkt 1 RODO;
4. „Osoba Upoważniona” – oznacza osobę upoważnioną przez Firmę do przetwarzania
Danych Osobowych w danym zakresie;
5. „przetwarzanie” – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych
osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub
niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie,
przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie,
wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju
udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, o
których mowa w art. 4 pkt 2 RODO;
6. „Zbiór Danych” – oznacza każdy uporządkowany zestaw Danych Osobowych, dostępny
według określonych kryteriów;
7. „Podmiot Przetwarzający” - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny,
jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Firmy, np.
usługodawca IT, zewnętrzna księgowość;
8. „Rejestr” - oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych Firmy;
9. „Uwierzytelnienie” – oznacza działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej
tożsamości Użytkownika;
10. „Firma” – oznacza Adconnect Sp. z o.o. spółka komandytowa ul. Ciołka 12/428 01-402
Warszawa KRS 0000725198, REGON 369802050, NIP 5272844973
5
11. „Pracownicy” – oznaczają zarówno osoby zatrudnione w Firmie na podstawie stosunku
pracy, jak również osoby fizyczne, nieprowadzące działalności gospodarcze, współpracujące
ze Firmą na podstawie umowy cywilnoprawnej;
12. „System” – oznacza System ochrony danych osobowych w Firmie;
13. „Dane Wrażliwe” – oznaczają Dane Osobowe, o których mowa w art. 9 RODO.
IV. Zasady ochrony Danych Osobowych
1. Firma zapewnia, że co do zasady będą przetwarzane wyłącznie te Dane Osobowe, które są
niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania.
2. Firma opiera przetwarzanie na następujących zasadach:
1. zasadzie niezbędności, co oznacza, że Firma zapewnia, że co do zasady będą
przetwarzane wyłącznie te Dane Osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia
każdego konkretnego celu przetwarzania;
2. zasadzie legalności, co oznacza, że Firma dba o ochronę prywatności i przetwarza
Dane Osobowe zgodnie z wymogami prawa;
3. zasadzie bezpieczeństwa, co oznacza, że Firma zapewnia odpowiedni poziom
bezpieczeństwa Danych Osobowych podejmując stałe działania w tym zakresie;
4. zasadzie praw jednostki, co oznacza, że Firma umożliwia osobom, których Dane
Osobowe przetwarza, wykonywanie swoich praw;
5. zasadzie rozliczalności, co oznacza, że Firma zapewnia należyte udokumentowanie
sposobu spełniania obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych.
3. Firma zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla
zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości przetwarzanych Danych
Osobowych.
4. Firma zapewnia, że Dane Osobowe przez nią przetwarzane będą:
a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której
dane dotyczą;
b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i
nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są
przetwarzane;
d) prawidłowe i aktualne, a w razie potrzeby uaktualniane;
6
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą,
przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są
przetwarzane;
f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo Danych
Osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem
przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą
odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
5. Firma podejmuje wszelkie rozsądne działania, aby Dane Osobowe, które są nieprawidłowe
w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane;
6. Osoby upoważnione oraz wszystkie inne osoby, którym udostępnia się Dane Osobowe
przetwarzane w Firmie zobowiązane są do przetwarzania Danych Osobowych zgodnie z
wymogami prawa oraz zgodnie z postanowieniami niniejszej Polityki, jak również innych
wewnętrznych aktów prawnych Firmy lub procedur wewnętrznych związanych z
przetwarzaniem Danych Osobowych.
7. Przy zatrudnianiu Pracowników oraz w toku zatrudnienia Firma zapewnia, że:
1. Pracownicy przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych
otrzymują należytą wiedzę w zakresie zasad przetwarzania i ochrony Danych
Osobowych w Firmie;
2. każdy z Pracowników zostaje upoważniony na piśmie do Przetwarzania Danych
Osobowych w niezbędnym zakresie, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2
do Polityki (wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych);
3. każdy z Pracowników zostaje zobowiązany do zachowania poufności i integralności
Danych Osobowych, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do Polityki
(wzór zobowiązania do zachowania poufności).
8. Pracownicy zobowiązani są w szczególności do:
a) ścisłego przestrzegania zakresu upoważnienia;
b) przestrzegania wymogów prawa oraz postanowień Polityki w zakresie
przetwarzania;
c) zachowania w tajemnicy Danych Osobowych;
d) zachowania w tajemnicy sposób zachowania poufności i integralności Danych
Osobowych;
7
e) niezwłocznego zgłaszania Firmie wszelkich incydentów związanych z
naruszeniem bezpieczeństwa Danych Osobowych.
9. Każdy Pracownik przed dopuszczeniem do pracy powinien być poddany przeszkoleniu w
zakresie ochrony danych osobowych w zbiorach elektronicznych i papierowych.
10. Zakres szkolenia, o którym mowa ust. 9 powinien obejmować zaznajomienie Pracownika
z przepisami RODO, niniejszą Polityką, i Instrukcją zarządzania systemem
informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.
V. Sposób Przetwarzania Danych Osobowych
1. Firma przetwarza Dane Osobowe gromadzone w Zbiorach Danych.
2. Zbiory Danych przetwarzane w Firmie określa Załącznik nr 1 do Polityki (Lista Zbiorów
Danych w Firmie).
3. Uaktualnienie lub poszerzenie listy Zbiorów Danych następuje po uprzednim
przeprowadzeniu analizy skutków oraz ryzyk przetwarzania Danych Osobowych dla praw
i wolności osób fizycznych objętych zbiorem.
4. Firma nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby wiązać się z istotnym
ryzykiem naruszenia praw i wolności osób, których Dane Osobowe dotyczą. W przypadku
planowania podjęcia czynności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym Firma
obligatoryjnie przeprowadza uprzednią ocenę skutków przetwarzania, o których mowa w
art. 35 RODO.
5. Dane Osobowe co do zasady przetwarzane są na obszarze na obszarze obejmującym
pomieszczenia w księgowości dalej zwanym: „Obszarem”.
6. Dodatkowy obszar, w którym przetwarzane są Dane Osobowe, stanowią wszystkie
komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym
w zdaniu poprzedzającym.
VI. System ochrony Danych Osobowych
1. Firma zapewnia zgodność przetwarzania Danych Osobowych z wymogami prawa również
poprzez zaprojektowanie, wprowadzenie i utrzymywanie Systemu Ochrony Danych
Osobowych.
8
2. Na System składają się środki organizacyjne oraz środki techniczne ochrony, adekwatne do
poziomu ryzyka zidentyfikowanego dla poszczególnych Zbiorów Danych oraz kategorii
danych.
3. Na System składają się w szczególności następujące środki:
1. ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są Dane Osobowe,
jedynie do Osób Upoważnionych oraz zapewnienie, że inne osoby mogą przebywać w
pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie
w towarzystwie Osoby Upoważnionej;
2. zamykanie pomieszczeń tworzących Obszar na czas nieobecności Pracowników, w
sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim;
3. zapewnienie zabezpieczenia Obszaru przed czynnikami losowymi, takimi jak pożar
lub powódź;
4. wykorzystywanie zamykanych szafek, szuflad lub innych środków technicznych
uniemożliwiających osobom niepowołanym dostęp do przechowywanych w nich
Danych Osobowych;
5. wdrożenie Polityki Czystego Biurka, która stanowi Załącznik nr 4 do Polityki;
6. wdrożenie Procedury otwierania i zamykania budynków oraz pomieszczeń
biurowych, która stanowi Załącznik nr 5 do Polityki;
7. zapewnienie skutecznego usuwania lub niszczenia dokumentów zawierających Dane
Osobowe, w sposób uniemożliwiający ich późniejsze odtworzenie;
8. zapewnienie bezpieczeństwa sprzętowego i informatycznego, obejmującego:
a) ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz;
b) zapewnienie aktualności stosowanego oprogramowania;
c) zabezpieczenie sprzętu komputerowego wykorzystywanego w Firmie przed
złośliwym oprogramowaniem;
d) zapewnienie stałego i częstotliwego sporządzania kopii zapasowych danych
przechowywanych na komputerach, serwerze oraz w sieci Firmy;
e) ograniczenie dostępu do sprzętu komputerowego, serwera oraz sieci lokalnej
poprzez stosowanie reguł Uwierzytelniania;
f) przeprowadzanie analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich
kategorii;
9
g) realizację standardów weryfikacji i doboru Podmiotów Przetwarzających, jak
również warunków powierzenia Przetwarzania danych na rzecz poszczególnych
Podmiotów przetwarzających;
h) monitorowanie zmian w zakresie procesów przetwarzania Danych Osobowych
w Firmie;
i) zarządzanie na bieżąco zmianami mającymi wpływ na ochronę Danych
Osobowych w Firmie.
VII. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych
1. Rejestr obejmuje kategorie czynności przetwarzania Danych Osobowych w Firmie.
2. Zadaniem Rejestru jest dokumentacja czynności przetwarzania Danych Osobowych oraz
inwentaryzacja i monit sposobów, w jaki wykorzystuje się w Firmie Dane Osobowe. Wzór
Rejestru stanowi Załącznik nr 6 do Polityki.
3. Zadaniem Rejestru jest również wykazania zgodności przetwarzania Danych Osobowych
w Firmie z wymogami prawa, w szczególności poprzez wskazanie w Rejestrze ogólnych
środków ochrony Danych Osobowych objętych wyodrębnioną czynnością przetwarzania.
4. W Rejestrze, odrębnie dla każdej zidentyfikowanej kategorii czynności przetwarzania
Danych Osobowych, odnotowuje się co najmniej:
a) nazwę czynności;
b) cel Przetwarzania;
c) opis kategorii osób, których Dane Osobowe przetwarzane są w ramach danej
czynności;
d) opis kategorii Danych Osobowych przetwarzanych w ramach danej czynności;
e) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii
uzasadnionego interesu Firmy, jeśli podstawą przetwarzania jest uzasadniony
interes;
f) opis kategorii odbiorców danych, w tym Podmiotów Przetwarzających;
g) informację o ewentualnym przekazaniu Danych Osobowych poza terytorium
Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
h) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony Danych
Osobowych, znajdujących zastosowanie do danej czynności.
10
5. W przypadku uaktualnienia lub poszerzenia kategorii czynności przetwarzania Danych
Osobowych, Firma dokonuje niezwłocznego uaktualnienia Rejestru celem zapewnienia
zgodności Rejestru ze stanem faktycznym oraz zakresem operacji przetwarzania Danych
Osobowych w Firmie.
6. Postanowienia ust. 4 nie wyłączają możliwości ujęcia w Rejestrze w miarę potrzeby
informacji dodatkowych, zwiększających szczegółowość lub czytelność Rejestru lub
ułatwiających zarządzanie zgodnością ochrony Danych Osobowych z wymogami prawa,
oraz realizację zasady rozliczalności.
7. Firma dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla
poszczególnych czynności przetwarzania poprzez wskazanie ogólnej podstawy prawnej
przetwarzania, takiej jak: zgoda, umowa, obowiązek prawny nałożony na Firmę,
uzasadniony cel Firmy.
VIII. Realizacja obowiązków wobec osób, których dane osobowe dotyczą
1. Firma wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację
posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu,
zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy
zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności, takich jak zgłoszenie sprzeciwu lub
ograniczenie przetwarzania.
2. Firma dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których
Dane Osobowe przetwarza.
3. Firma publikuje na stronie internetowej Firmy oraz pozostawia do wglądu w siedzibie
Firmy:
1. Politykę;
2. Informację o prawach osób, których dane dotyczą;
3. Informację o zakresie przetwarzanych Danych Osobowych w poszczególnych celach;
4. Metodach kontaktu ze Firmą w zakresie Danych Osobowych;
4. W celu realizacji praw osoby, której Dane Osobowe dotyczą Firma zapewnia procedury i
mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez
Firmę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.
11
5. Firma dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób,
informując osobę, której dane dotyczą:
1. o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby;
2. o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio
od niej;
3. o planowanej zmianie celu przetwarzania danych;
4. przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania;
5. o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to
wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe);
6. o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym
kontakcie z tą osobą.
6. Firma bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony Danych Osobowych,
jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
7. Niezależnie od postanowień ust. 6, Firma określa sposób informowania osób o
Przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o
objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
8. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Firma informuje osobę, czy przetwarza
jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO, a
także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być
zrealizowany przez wydanie kopii danych.
9. Firma wydaje osobie, której Dane Osobowe dotyczą kopię danych jej dotyczących i
odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.
10. Firma dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby, której Dane
Osobowe dotyczą. Firma ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w
rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W
przypadku sprostowania danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie
tej osoby.
11. Firma uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby, której Dane Osobowe dotyczą. Firma
ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami
przetwarzania danych. Firma może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych
danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Firmę procedur,
prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
12