Pieczątka firmowa. Czy jest obowiązkowa? Kto musi ją mieć?

• 23 lutego 2023
• Patrycja

Zdjęcie: Canva; zdjęcie poglądowe

Podczas zakładania firmy w oczy rzuca się jeden punkt, jakim jest obowiązek zrobienia i posiadania firmowej pieczątki. Wokół tego tematu narosło już wiele mitów, z którymi dobrze byłoby się raz na zawsze rozprawić. Okazuje się, że nie każdy przedsiębiorca takową pieczęć musi posiadać, ale istotnie okazuje się ona bardzo przydatna. W dodatku warto wiedzieć co takiego musi znaleźć się na pieczątce, aby spełniała ona funkcje, jakie przed nią stoją. Zobaczcie wszystkie najważniejsze informacje o pieczątkach firmowych.

Pieczątka firmowa – dlaczego jest tak ważna?

Zastanawiacie się pewnie, dlaczego pieczątka jest tak ważna, aby wrzucić ją w zestawienie najważniejszych kroków, jakie trzeba wykonać przy zakładaniu firmy? Wszystko dlatego, że kiedyś była OBOWIĄZKOWYM elementem, który miał znaleźć się w każdym biurze. Dzisiaj już nie każdy musi takową pieczęć posiadać. Mimo wszystko bardzo dobrze jest ją mieć. Dużo wygodniej jest coś podstemplować np. podczas wysyłania listu nie trzeba za każdym razem wpisywać swojego adresu. W dodatku w niektórych miejscach wymagany jest nie tylko podpis, ale również postawienie pieczątki.

Dlatego niezależnie od tego, czy jesteście w grupie osób, które nie muszą mieć pieczątki, warto takową przy sobie mieć na wszelki wypadek. Jej koszt jest raczej stosunkowo niewielki, a może zaoszczędzić potencjalnych kłopotów.

Co również ważne – nie ma żadnych przepisów, które regulują to, co powinno się znaleźć na pieczątce. Ale są pewne uniwersalne wzorce, z których naprawdę warto skorzystać. I wszystkiego tego dowiecie się z dalszej części artykułu.

Co umieścić na pieczątce?

Przedsiębiorca będzie korzystał ze swojej pieczątki codziennie – może nie tylko podpisywać dokumenty, ale również je stemplować. To wygląda nawet dużo bardziej profesjonalnie, kiedy na ważnych dokumentach pojawi się stempel. Aby pieczątka spełniała swoją funkcję – musi się tam znaleźć szereg istotnych informacji. Zobaczcie, co warto umieścić na swojej pieczątce:

1. Pełna nazwa firmy (w przypadku JDG warto umieścić tam również imię i nazwisko osoby, do której firma należy)
2. Dokładny adres firmy
3. Dane kontaktowe np. adres mailowy, numer telefonu, adres strony internetowej
4. NIP i *REGON (to tego drugiego jeszcze wrócimy)

Dobra pieczątka to po prostu taka, która ma wszystkie najważniejsze informacje i można stosować ją np. do adresowania kopert, bez konieczności dopisywania czegokolwiek więcej.

Pieczątka nie jest wymagana przepisami prawa, więc rozumiemy, że nie każdy będzie chciał ją mieć. Ale tak jak już wielokrotnie wspomnieliśmy –z całą pewnością się ona przydaje. Miejsce na pieczątkę znajduje się w mnóstwie formularzy, a niektóre firmy wymagają tego, aby obok podpisu znalazł się stempel. Pewnie wiele osób w tym miejscu zastanawia się, czy ten wzór, który podaliśmy to jakiś odgórnie określony wzór, którego trzeba się trzymać – oczywiście nie. Nie ma bowiem żadnych przepisów, które określałyby to, jak powinna wyglądać pieczątka. Ale wszystko to regulowane jest przepisami powiązanymi – to znaczy nie ma nic wprost narzucone, ale można znaleźć pewne prawne sugestie o tym, co powinno się znaleźć np. na zamówieniach handlowych, a to spokojnie można przenieść na kanwę pieczątki. Oczywiście wszystko się zmienia, dlatego dzisiaj np. REGON nie jest obowiązkowy na firmowej pieczątce, bo zmieniły się zapisy „poboczne”. Dobrą praktyką jest jednak umieszczać na pieczątce nazwę firmy, NIP i podstawowe informacje teleadresowe. Oszczędzicie sobie i innym sporo kłopotu.

Kto musi posiadać firmową pieczątkę?

Tak jak wspominaliśmy wcześniej – nie istnieją żadne regulacje, które nakazują posiadanie takiej pieczątki. Warto jednak pamiętać o tym, co wielokrotnie podkreślaliśmy, że taki stempel po prostu się przyda. Chociażby na wielu dokumentach firmowych jest miejsce nie tylko na sam podpis, ale także na dostawienie obok pieczątki. Dlatego właśnie lepiej pieczątkę sobie wyrobić na wszelki wypadek niż później biegać, próbując na szybko ją wyrobić. A nie jest to wcale spory wydatek, na który nie można sobie pozwolić już zaraz podczas otwierania naszej firmy.

Ile kosztuje wyrobienie pieczątki?

Tak naprawdę, jak ze wszystkim, koszt wyrobienia pieczątki różni się od miejsca, gdzie zamierzamy to zrobić. Jak jednak wspomnieliśmy – nie jest to bardzo duży wydatek. Koszty oscylują w granicach od 20 do 50 złotych. Zamówić pieczątkę można zarówno w sklepie stacjonarnym, jak i w internecie – coraz więcej firm proponuje takie rozwiązanie. W Warszawie znajdziecie mnóstwo sklepów, które mogą wyrobić wam taką pieczątkę szybko i bez najmniejszych problemów.

---