Praktyczne zastosowanie białej listy podatników VAT

• 20 września 2019
• Patrycja

Zdjęcie:

Biała lista podatników VAT to wykaz podmiotów prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i dostępny w postaci elektronicznej. Z biała listą podatników VAT wiążą się nowe, określone obowiązki podatników, których niewykonanie może powodować dotkliwe finansowo i negatywne konsekwencje. Z drugiej strony, narzędzie może być wykorzystywane przez przedsiębiorców w ich codziennej działalności operacyjnej i gospodarczej. Jak więc przygotować się na białą listę podatników VAT? Jakie procedury warto wprowadzić? I co można dzięki temu uzyskać.

Początki białej listy VAT

Od 1 września 2019 ruszyła biała lista podatników VAT, jednak sankcje za jej niewykorzystywanie ustawodawca wprowadza dopiero od 1 stycznia 2020 roku. Te kilka miesięcy przerwy zostało zaplanowane po to, by:

• pozwolić organom podatkowym usunąć ewentualne usterki i błędy systemu białej listy;
• umożliwić podmiotom gospodarczym weryfikację swoich danych na białej liście i ewentualnie poprawić błędy;
• umożliwić przedsiębiorcom naukę korzystania z systemu oraz wdrożenie odpowiednich procedur.

Biała lista podatników VAT została utworzona od górnie, w tym sensie, że żaden podatnik nie musiał podejmować żadnych działań, aby się a niej znaleźć. Wszystkie informacje szef Krajowej Administracji Skarbowej pobrał z dostępnych mu rejestrów publicznych. Biała lista podatników zastępuje (i łączy) znane do tej pory wykazy podatników VAT (podmiotów zarejestrowanych, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT).
Jednym z ważnych elementów białej listy podatników VAT są numery rachunków rozliczeniowych (firmowych) – i również zostały one przez szefa KAS pobrane automatycznie. Powinny być to te numery, które podatnik podał do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnych.

Usuwanie błędów w białej liście podatników VAT

Jednym z bardzo ważnych założeń jest wiara w prawidłowość danych zawartych w wykazie. Dlatego jedną z pierwszych procedur, czy zadań, które powinni nałożyć na siebie przedsiębiorcy, to obowiązek sprawdzenia czy dane o ich podmiocie są prawidłowe. Dodatkowo, warto wprowadzić system weryfikacji tych danych cyklicznie, na przykład raz na miesiąc.
Tak jak w każdym systemie czy wykazie, mogą jednak znaleźć się błędy. Zarówno z winy podatnika, jak i niedopilnowania jakiegoś urzędu. Dlatego ustawodawca przewidział możliwość wprowadzania do niego zmian. Wykaz jest aktualizowany raz na dobę w dni robocze. Szef Krajowej Administracji Skarbowej może usunąć lub prostować dane zarówno z urzędu jak i na wniosek. Podmiot, którego dane zostały zawarte na białej liście podatników VAT, może złożyć do szefa KAS odpowiedni wniosek o usunięcie lub sprostowanie danych innych niż dane osobowe, pod warunkiem ich niezgodności ze stanem rzeczywistym wraz z uzasadnieniem.

Obligatoryjne obowiązki podatnika

Jednym z głównych obowiązków podatnika, które nałożył na niego ustawodawca w nowelizacji, będzie konieczność weryfikacji numeru rachunku rozliczeniowego kontrahenta przed dokonaniem płatności z faktury. Zgodnie z przewidywanymi sankcjami za korzystanie z rachunku spoza białej listy, od 1 stycznia 2020 roku podmiot, który zapłaci swojemu partnerowi biznesowemu środki pieniężne przelewem na innych rachunek bankowy niż podany w wykazie na kwotę powyżej 15 000 zł:

• nie będzie miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty przelewu w tej części, w której stanowi nadwyżkę nad 15 000 zł;
• będzie ponosił ewentualne ryzyko odpowiedzialności za zaległości podatkowe, wraz z kontrahentem solidarnie, jeżeli nie ureguluje on odpowiednio należnego podatku VAT od transakcji.

Ze względu na te uregulowania, już teraz warto zaplanować odpowiednią procedurę weryfikacji rachunków bankowych kontrahentów przed dokonaniem płatności. Szczególnie ważną informacją jest to, że biała lista podatników VAT jest aktualizowana raz na dobę w dni robocze, dlatego rekomendowanym rozwiązaniem jest sprawdzanie tych danych tego samego dnia, w którym planowana jest realizacja przelewu.

Dodatkowo ustawodawca przewidział możliwość uwolnienia się od sankcji ustawowych, pod warunkiem, że w przypadku zrobienia przelewu na błędny numer rachunku bankowego podatnik zgłosi się (poinformuje o tym fakcie) do odpowiedniego urzędu skarbowego w terminie maksymalnym 3 dni od zrobienia przelewu. W przypadkach kryzysowych może być to dla podatnika wyjście z trudnej sytuacji, dlatego przy planowaniu swojej procedury weryfikacji rachunków rozliczeniowych parterów biznesowych rekomenduje się również zaplanowanie dodatkowego działania, w postaci weryfikacji zapłaconych faktur oraz numerów rachunków bankowych, na które zostały zrealizowane w przelewy w powyższym (3 dniowym) terminie po jego dokonaniu.

Możliwości podatników

Biała lista podatników poza wprowadzeniem nowych obowiązków może być też narzędziem wykorzystywanym przez podatnika w swojej codziennej działalności. W jednym wykazie znalazło się wiele potencjalnie ważnych i wygodnie dostępnych informacji, których wcześniej trzeba było szukać w wielu bazach w tym wykazach VAT, Krajowym Rejestrze Sądowym, czy Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej. W tym miejscu warto również zwrócić uwagę, między innymi na możliwości:

• sprawdzenia poprawności danych kontrahenta zarówno nazwy / firmy jak i jego adresu czy siedziby, co może być przydatne nie tylko na poziomie fakturowania czy płatności, ale również już na początku współpracy, np. przy podpisywaniu umowy czy kontraktu;
• weryfikacja odpowiedniego numeru identyfikacji podatkowej NIP oraz REGON na fakturze, czy w umowie;
• sprawdzenie określonego w rejestrach i urzędach adresu stałego miejsca prowadzenia działalności lub siedziby do celów korespondencji i doręczeń;
• danych osób, które mają prawo reprezentacji podmiotu zarówno tych z zarządu, jak i wspólników czy prokurentów – w jednym miejscu, razem z ich numerami identyfikacji podatkowej lub numerami PESEL – co może być szczególnie przydatne do sprawdzenia, czy dana osoba ma umocowanie do podpisania zobowiązania czy umowy.

Warto więc wykorzystać możliwości białej listy podatników i pokazać jej opcje tego narzędzia swoim pracownikom odpowiedzialnym za wystawianie faktur, kontakt z klientami, czy podpisywanie umów i kontraktów.

---